Открываем отдел продаж в агентстве с нуля: план действий

Анна Гусятникова

Создать с нуля отдел продаж — сложная и ответственная задача. Справиться с ней вам поможет материал коммерческого директора в MediaGuru Анны Гусятниковой. Она описала все этапы создания отдела продаж: от определения функций и составления плана до работы с обращениями клиентов.

Вам предстоит выйти на работу руководителем группы или отдела продаж (ОП) и создать это направление в компании с нуля, впереди — огромная работа. Не паникуем. В этой статье мы рассмотрим этапы открытия ОП и разберемся, с чего начинать, как ставить план, где искать клиентов и сотрудников.

Функции отдела продаж

Раз уж вы столкнулись с такой задачей, то отчетливо понимаете цели будущего отдела: он нужен для увеличения числа продаж. Это правильно, но далеко еще не все.

Продающий отдел играет ключевую роль в рекламном агентстве, потому что именно его слаженная работа поддерживает важные показатели развития всей компании:

Как видите, налаженная работа ОП — это 50% успеха бизнеса. Осознаёте значимость предстоящей миссии? Первый шаг сделан, настрой выбран, двигаемся дальше.

С чего начинать

Четкий план действий поможет сгладить тернистый путь к вашей цели, сэкономит время и избавит от многих ошибок. Поэтому с него и начнем.

  1. Составляем план продаж.
  2. Ищем сотрудников, учим их, адаптируем и развиваем.
  3. Находим клиентов.
  4. Обрабатываем обращения.
  5. Налаживаем взаимодействие с другими отделами агентства.
  6. Формируем отчетность.

Рассмотрим пункты нашего плана детальнее.

Составляем план продаж

Нам нужно заработать деньги, и есть определенная цифра, к которой мы стремимся. Допустим, мы хотим получить за год 120 млн рублей. Где и как их брать?

  1. Ставим средний ежемесячный план на каждого сотрудника. В нашем примере оборот рекламного бюджета на одного менеджера — 1 млн рублей в месяц или 12 млн в год.
  2. Считаем, сколько нам нужно людей с резервом на весь заданный бюджет. Делим годовой бюджет на годовой план сотрудника: 120 млн/12 млн = 10. Получается, нам требуется 10 менеджеров по продажам.

При формировании своего бюджетного плана смотрите на рынок, сегмент, ближайших конкурентов. Следить за конкурентами — их активностью в СМИ, выступлениями, тендерами и проч. — особенно важно, но ориентироваться нужно на тех, кто выше, способнее и опытнее. Тут как в спорте: пока смотришь на тех, кто бежит медленнее, ты спокоен и расслабленно перебираешь ногами. А стоит задать планку выше и помчаться за тем, кто впереди, результат улучшается.

Сразу бежать за чемпионами до обморока не нужно. Первое время ваш основной ориентир — собственные резервы и возможности команды. Если нет сил на реализацию больших проектов, сотрудникам будет сложно продавать многомиллионные контракты.

Речь идет только о достойных проектах и долгосрочных планах. Продать можно и снег чукче зимой, но слава о таких провальных мероприятиях слишком быстро расходится по рынку. Все, что получится заработать — дурную славу и отсутствие перспектив. Такое нам неинтересно.

Еще один важный пункт для ориентира — возможности вашей команды в ОП. И этот вопрос заслуживает отдельного раздела.

Ищем сотрудников в отдел

Вы не откроете отдел продаж без менеджеров, поэтому задача № 1 — найти их. Казалось бы, что сложного: мониторишь порталы с резюме, выбираешь кандидатов, ставишь задачу и поехали. Но это видение сквозь розовую призму. Молодые специалисты, которые попадутся вам на этих порталах и биржах, не имеют знаний в тематике, опыта, желания учиться и рисковать. Исключения случаются, но неприлично редко.

Этот вопрос я уже подробно рассматривала в отдельной статье. Если кратко, нужно составить портрет сотрудника (пол, возраст, образование, опыт и навыки), полно описать условия работы, указать условия прохождения испытательного срока и уровень зарплаты, рассказать о себе. Материал поможет вам свести к минимуму возможные ошибки и сразу собрать достойный отдел продажников.

Там же подробно описана система, которая ускоряет подготовку новичков к работе и делает ее более эффективной. Этапы этой системы:

  1. Адаптация сотрудника: обеспечиваем нужной информацией, ставим планы, контролируем их выполнение и показываем, что всегда готовы помочь.
  2. Обучение: составляем и реализуем программу для новичка, рассказываем о наших продуктах, проговариваем способы общения с клиентами.
  3. Мотивация: вводим систему материальных и нематериальных (подарки, походы, курсы) поощрений.
  4. Статистика отбора: анализируем результаты собеседований и испытательного срока.

Разложите все по полочкам, следуйте предложенным этапам, и путь к поставленной цели станет проще.

Находим клиентов

Где брать клиентов? Увы, универсального ответа у меня нет. Но есть проверенные способы, которые помогут в поиске. А какие из них вам подойдут — выбирайте сами.

Холодные звонки

Да, они до сих пор живы, но стали более продуманными. Чтение заготовленного текста по листочку, пусть даже с самым индивидуальным предложением, не работает. По крайней мере, в индустрии digital-рекламы и аналитики.

К каждому звонку придется вдумчиво готовиться. Нужно заранее изучить информацию о проекте потенциального клиента в открытых источниках. Узнаем, чем он живет и дышит — здесь соцсети нам в помощь. Изучаем историю публикаций и кейсов в СМИ.

Чем больше и известнее компания, тем выше вероятность, что нужный нам человек — лицо, принимающее решение — медийная личность. И это позволит нам найти контакты для связи. В остальных случаях пользуемся помощью сотрудников из компании клиента. Они сориентируют и подскажут, к кому обращаться со своим предложением.

Если ваш продукт не требует дополнительной информации для предоставления коммерческого предложения, используйте принцип «из количества в качество». Чем больше вы будете звонить, тем быстрее и лучше научитесь отвечать на возражения клиентов.

Применяйте скрипт, в котором кратко и органично изложено ваше спецпредложение. Чтобы он сработал, уберите всю «воду» и оставьте только конкретику, включите цены и условия, которые выгодны потенциальному клиенту.

Как сформировать список для обзвона?

  1. Составьте список компаний по выбранной тематике при помощи поисковиков. Обратите внимание и на тех, кто уже ведет рекламные кампании, но не очень профессионально.
  2. Посетите отраслевое мероприятие и ознакомьтесь со списком компаний, которые тоже принимали в нем участие, — это ваши потенциальные клиенты.

Тендеры

Действенный способ заполучить не просто клиента, а крупного клиента. К участию придется хорошенько подготовиться и собрать:

Тендеры можно найти на специальных сайтах: «Тендерит», Сбербанк АСТ, Iz-Zakupki и прочие. Если хотите ловить самые «вкусные» лоты, не жалейте денег на платную подписку: она позволяет участвовать в самых интересных закупках и уведомляет вас о новых.

Если вам интересны подробности о видах тендеров, подготовке к ним, нюансах и тендерных махинациях — читайте мою статью о закупках. Эта тема тоже заслуживает отдельного внимания.

Входящие обращения

Такие обращения сами приходят к вам благодаря публикациям в СМИ, рекомендациям клиентов и PR-действиям коллег, которые трудятся на фронте внешней активности агентства.

Обрабатываем обращения от клиентов

Хорошо, когда к вам начинают поступать лиды, но это только начало и малая часть, дальше — сложнее. Специалист, принимающий заявки от клиентов — лицо компании, и ударить в грязь лицом ему непростительно. Что нужно сделать в первую очередь:

  1. Понять, чем агентство будет полезно потенциальному клиенту, и почему он обратился именно к нам.
  2. Узнать все исходные данные. В случае с контекстной рекламой это имя и почта, сайт, телефон, если есть — бюджет проекта.
  3. Заполнить бриф. Клиенты не любят заполнять бумажки, и могут сбежать от вас еще на этом этапе знакомства. Поэтому задаем все вопросы по телефону и заполняем документ сами.
  4. Пользуясь полученной информацией, подготовить расчеты и оценить задачу для реализации.

В идеале стоит согласовать с клиентом встречу. При личном общении вы узнаете друг о друге гораздо больше, к тому же это лучше торопливого телефонного разговора.

Взаимодействуем с другими отделами

Один в поле не воин, и ОП — не исключение. Выстроенный и налаженный процесс работы между отделами агентства поможет вашим менеджерам:

Как выглядит взаимодействие ОП с другими отделами на практике? Если менеджер с первого раза собрал информацию по техническим доступам и требуемым KPI, то отдел аналитики сможет максимально быстро составить аудит, а медиапланер — подготовить расчеты.

А если, скажем, сотрудник ОП не предоставил бухгалтерии все данные по реквизитам для договора и счета, этот процесс затянется. И все будут недовольны.

Расскажу еще одну распространенную историю из практики. Чтобы скорее закрыть план по продажам и получить заветные бонусы, некоторые специалисты ОП рассказывают клиенту при встрече сказки: «О, мы обещаем вам десятки и сотни звонков, продажи пойдут в горы, вы будете счастливы!». Но объективный расчет сметы от технического специалиста настраивает нас на совсем иные результаты рекламы в рамках бюджета клиента: мы вряд ли может ждать десятки звонков. Получается следующее: суровая правда отталкивает клиента, а менеджер не готов обработать его гневные возражения. Обещали ведь!

Такие продажи сводятся к тому, что отдуваться придется невиновному аккаунт-менеджеру, который будет вести рекламу клиента и отчитываться за результат. Не делайте так — уважайте коллег и, в первую очередь, себя.

Формируем отчетность

По итогам месяца каждый из сотрудников отдела должен отчитаться о своих проектах. В идеале, если будет еще парочка промежуточных этапов со статусами по клиентам, но это на ваше усмотрение. Если в компании используется CRM, то к концу месяца сотрудники должны упорядочить информацию и только тогда передавать ее вам — так вы сможете легко и быстро все проверить.

Главный показатель продуктивности сотрудников — выручка, то есть:

Количество новых проектов здесь не столь важно: какая разница, один крупный или несколько маленьких?

Сложнее оценить сотрудника, который не выполнил план. Посмотрите, что он сделал за прошедший месяц. Например, сколько у него было звонков и встреч, заполненных брифов, подготовленных презентаций на основании расчетов.

План всего отдела определяется количеством сотрудников. Если у вас в отделе пять человек, и у каждого из них план в 500 тысяч рублей, то план отдела — 2,5 млн рублей. На него и ориентируемся.

Подведем итоги

Новый отдел продаж потребует от вас много усилий, терпения и кропотливой работы. Составьте четкий план действий и следуйте ему:

  1. Наберите людей, которые смогут продавать. Отдавайте предпочтение качеству сотрудников, а не их количеству.
  2. Ставьте перед менеджерами четкие задачи и достижимую планку по продажам.
  3. Поднимайте план по продажам взвешенно и осознанно, когда все участники команды будут к этому готовы. Достаточно увеличивать планку на 5-7 % раз в год.
  4. Регулярно следите за успехами и неудачами отдела, находите причины последних, исправляйте ошибки. Не торопитесь — получить всё и сразу не получится.

Эти простые советы помогут вам успешно реализовывать проекты, развиваться и приближаться к желаемому уровню. Успехов вам в начинаниях и много продаж!

_______________________

Материал подготовлен специально для ppc.world